Chatbot-Checklist
Checklist für WhatsApp-Terminbuchung
Eine praktische Checklist für Service-Teams, die einen Booking-Chatbot auf WhatsApp oder Instagram aufbauen. Nutzen Sie sie, um Qualifizierungsfragen, Kalenderregeln, Handoff-Momente, Bestätigungen und QA zu prüfen, bevor reale Kunden vom Workflow abhängen.
Sichtbare Vorlage
Kopieren Sie die Struktur und passen Sie sie dann an Richtlinie und Kundenintention an.
Die Vorlage ist bewusst auf der Seite sichtbar. Sie ist kein gesperrter Download und vermeidet unbelegte Versprechen zu Conversion, Umsatz oder Antwortrate.
Workbench-Blöcke
4 blocks01
Scope
Definieren Sie den Booking-Job
Terminart: {{service_name}} Ziel des Bookings: {{new_booking | reschedule | cancellation | qualification_only}} Benötigte Kundendaten: {{name}}, {{preferred_day}}, {{preferred_time}}, {{service_notes}} Team-Review erforderlich, wenn: {{handoff_condition}}
Beginnen Sie nicht mit Copy. Beginnen Sie mit dem operativen Job, den der Chatbot erledigen soll.
02
Fragen
Qualifizierungsfragen
Fragen Sie nur, was das Team für Booking oder Routing wirklich braucht: 1. Welchen Service benötigen Sie? 2. Welcher Tag und welches Zeitfenster passen am besten? 3. Gibt es etwas, das das Team vor der Bestätigung wissen sollte? 4. Möchten Sie den nächsten verfügbaren Termin oder eine bestimmte Person?
Halten Sie die Qualifizierung kurz. Lange Intake-Formulare erhöhen Abbrüche und erschweren den Handoff.
03
Kalender
Verfügbarkeit und Bestätigung
Kalender-Checks: - Geschäftszeiten sind konfiguriert. - Gesperrte Tage und Ausnahmen sind konfiguriert. - Die Termindauer ist klar. - Der Chatbot kann erklären, was passiert, wenn keine passende Zeit verfügbar ist. - Die Bestätigungstexte versprechen keinen Termin, bevor der Eintrag wirklich erstellt oder freigegeben wurde.
In Interlinked verbinden Sie den Workflow mit Google Calendar und validieren die Kalenderregeln im Setup.
04
Handoff
Manuelle Review
Leiten Sie an das Team weiter, wenn: - Der Kunde eine nicht verfügbare Zeit wünscht. - Die Anfrage medizinischen, rechtlichen, finanziellen oder sensiblen Kontext enthält. - Der Service Team-Freigabe verlangt. - Der Kunde verärgert, verwirrt oder auf eine Ausnahme angewiesen ist. - Der Chatbot nicht sicher ist, welcher Service oder welche Dauer passt.
Die manuelle Review sollte Gesprächskontext, Wunschzeit und Kundennotizen erhalten.
Implementierungsnotizen
So wird die Vorlage zu einem Interlinked-Workflow
01
Definieren Sie die Grenzen des Termins
Dokumentieren Sie Servicedauer, Geschäftszeiten, gesperrte Tage, Team-Ausnahmen, Storno- oder Umbuchungsregeln und den exakten Punkt, an dem ein Termin als bestätigt gilt. Der Chatbot darf diese Details nicht aus vager Copy ableiten.
02
Verbinden Sie Google Calendar vor dem Launch
Interlinked-Booking-Workflows hängen von Kalenderverfügbarkeit und konfigurierten Scheduling-Regeln ab. Verbinden Sie den Kalender, testen Sie gesperrte Tage und prüfen Sie, dass der erstellte Termin Dauer und Kundenkontext korrekt abbildet.
03
Schreiben Sie kurze Qualifizierungspfade
Ein Booking-Chatbot sollte genug Informationen sammeln, um den richtigen Terminpfad zu finden, aber Kunden nicht verhören. Halten Sie den Kernpfad kurz und geben Sie Edge Cases in den Handoff.
04
Gestalten Sie die Antwort bei fehlender Verfügbarkeit
Der wichtigste Failure State ist das Ausbleiben eines passenden Slots. Geben Sie dem Kunden klare Optionen: ein anderes Fenster wählen, eine Person anfordern oder Notizen für Team-Review hinterlassen.
Häufige Fehler
Einen Termin bestätigen, bevor der Kalender geprüft wurde.
Verwenden Sie Formulierungen, die zeigen, dass der Chatbot Verfügbarkeit prüft, bis der Termin tatsächlich erstellt oder vom Team freigegeben wurde.
Zu viele Intake-Fragen stellen.
Fragen Sie nur, was für Service, Zeit und Review-Bedarf nötig ist. Zusätzliche Informationen können nach dem Handoff gesammelt werden.
Gesperrte Tage und Ausnahmen ignorieren.
Testen Sie Wochenenden, Feiertage, Team-Abwesenheiten, Mittagspausen und Same-Day-Booking-Regeln vor dem Launch.
Den Chatbot sensible Ausnahmen allein lösen lassen.
Leiten Sie unklare, sensible, risikoreiche oder verärgerte Fälle mit vollständigem Kontext in die manuelle Review.
QA-Checkliste
- 01 Jeder Service hat Dauer, Zeitregel und einen verantwortlichen Booking-Owner.
- 02 Google Calendar ist verbunden und mit verfügbaren, nicht verfügbaren und gesperrten Tagen getestet.
- 03 Der Chatbot deckt neue Buchungen, Umbuchungen, Stornierungen und No-Availability-Pfade ab.
- 04 Die Bestätigungsnachricht erscheint erst, nachdem der Termin erstellt wurde oder die Team-Freigabe klar ist.
- 05 Der manuelle Handoff hält Wunschtag, Wunschzeit, Service und Kundennotizen sichtbar.
- 06 Der Workflow wurde vom WhatsApp- oder Instagram-Einstieg bis zur CRM-Review getestet.
Produktkontext
Wo diese Vorlage innerhalb von Interlinked anschließt
Vorlagen-FAQ
Fragen vor der Anpassung
Kann ein Terminbuchungs-Chatbot Kalenderereignisse erstellen?
In Interlinked-Scheduling-Workflows hängt das Verhalten von der konfigurierten Kalenderverbindung, Geschäftszeiten, Verfügbarkeit und Workflow-Regeln ab. Testen Sie den vollständigen Pfad, bevor reale Kunden sich darauf verlassen.
Sollte der Chatbot jeden Termin automatisch bestätigen?
Nein. Manche Services sollten menschliche Review verlangen, insbesondere bei variabler Dauer, Eignung, Verfügbarkeit einer Person, Zahlung, sensiblen Kontexten oder Ausnahmen.
Welche Kanäle können diese Checklist nutzen?
Die Checklist ist für WhatsApp- und Instagram-Booking-Workflows geschrieben, aber dieselben operativen Prüfungen gelten für jeden verbundenen Kanal, der in das Interlinked-CRM und die Scheduling-Logik führt.
Was ist der wichtigste QA-Test?
Testen Sie No-Availability und Handoff. Ein guter Booking-Workflow muss erklären, was passiert, wenn die gewünschte Zeit nicht verfügbar ist, und unsichere Fälle mit vollem Kontext an eine Person weitergeben.
Launch-Pfad
Bringen Sie die Vorlage in einen echten Konversations-Workflow.
Nutzen Sie die Produktdokumentation als Quelle der Wahrheit und testen Sie Skript oder Checkliste dann mit einer kleinen Menge interner Beispiele, bevor Sie sie mit Kunden einsetzen.