CRM-Posteingänge und Filter verwalten

Kanal-Tabs

Oben im CRM filtert eine Tab-Leiste Gespräche nach Messaging-Plattform:

Tab	Was angezeigt wird	Symbol
Alle	Alle Gespräche aller verbundenen Kanäle	Raster-Symbol
Instagram	Nur Instagram-Direktnachrichten	Instagram-Symbol (rosa)
Facebook	Nur Facebook Messenger-Gespräche	Facebook-Symbol (blau)
WhatsApp	Nur WhatsApp-Gespräche	WhatsApp-Symbol (grün)

Das Wechseln zwischen Tabs filtert die Gesprächsliste sofort. Der ausgewählte Tab wird visuell hervorgehoben, damit Sie jederzeit wissen, welche Kanalansicht aktiv ist.

Posteingangsordner

Offen

Der Ordner Offen enthält aktive Gespräche, die möglicherweise noch Aufmerksamkeit benötigen:

• neue Gespräche, die gerade eingegangen sind;
• Gespräche, in denen die KI aktiv antwortet;
• Gespräche, die Sie übernommen haben und gerade manuell bearbeiten.

Dies ist Ihr wichtigster Arbeits-Posteingang — der Ordner, den Sie am häufigsten prüfen.

Gelöst

Der Ordner Gelöst enthält Gespräche, die als erledigt markiert wurden. Wenn Sie die Schaltfläche ✓ anklicken, wird das Gespräch von Offen nach Gelöst verschoben.

Gelöste Gespräche werden nicht gelöscht. Sie werden nur aus dem aktiven Posteingang entfernt, damit Sie sich auf offene Vorgänge konzentrieren können.

Sie können ein gelöstes Gespräch jederzeit über die Schaltfläche zum Wiedereröffnen (↩) in der Chat-Ansicht zurück in den Ordner Offen verschieben.

Spam

Trennt unerwünschte Gespräche von Ihren legitimen Kundeninteraktionen.

Archiviert

Langfristige Aufbewahrung. Archivierte Gespräche werden aus dem aktiven Posteingang entfernt, bleiben aber zugänglich.

Suche

Die Suchleiste oben in der Gesprächsliste ermöglicht das schnelle Finden von Gesprächen nach Kundenname oder einem Stichwort aus einer Nachricht. Die Ergebnisse aktualisieren sich während der Eingabe mit einer kurzen Verzögerung, damit nicht bei jedem Zeichen neu gefiltert wird.

Suchtipps

• Nach Kundennamen suchen — Geben Sie den Namen ein, um das Gespräch zu finden.
• Nach Inhalt suchen — Geben Sie ein Nachrichtenstichwort ein, um passende Gespräche zu finden.
• Suche löschen — Entfernen Sie den Suchtext, um zur vollständigen Liste zurückzukehren.

Die Suche funktioniert innerhalb des aktuell ausgewählten Kanal-Tabs und Ordners. Im WhatsApp-Tab und im Ordner Offen werden beispielsweise nur offene WhatsApp-Gespräche durchsucht.

Ungelesen-Filter

Das Ungelesen-Filter-Badge erscheint unter der Suchleiste. Klicken Sie darauf, um umzuschalten zwischen:

• Aktiv (hervorgehoben) — Nur Gespräche mit ungelesenen Nachrichten anzeigen.
• Inaktiv (abgedunkelt) — Alle Gespräche unabhängig vom Lesestatus anzeigen.

Das ist besonders hilfreich, wenn Sie nach einer Pause zum CRM zurückkehren und neue Nachrichten prüfen möchten.

Tag-Filter

Tags (Etiketten) bieten eine leistungsstarke Möglichkeit, Gespräche zu kategorisieren und zu filtern. Das CRM zeigt Ihre meistgenutzten Tags als Schnellfilter-Badges an.

So funktioniert die Tag-Filterung

• Klicken Sie auf ein Tag-Badge, um nach diesem Etikett zu filtern.
• Klicken Sie auf mehrere Tags, um nach mehreren Etiketten gleichzeitig zu filtern.
• Klicken Sie erneut auf ein aktives Tag, um es aus dem Filter zu entfernen.

Weitere Tags

Wenn Ihr Workspace mehr als zwei Tags hat, erscheint ein +-Button, der ein Dropdown mit allen verfügbaren Tags öffnet.

Im Dropdown können Sie nach einem bestimmten Tag suchen und es ein- oder ausschalten. Das Badge am +-Button zeigt, wie viele zusätzliche Tag-Filter neben den zwei Schnellfiltern aktiv sind.

Gesprächsliste verstehen

Element	Beschreibung
Avatar	Profilbild des Kunden oder Initialen, wenn kein Bild verfügbar ist
Name	Kundenname von der Messaging-Plattform
Plattform-Symbol	Kleines Symbol für Instagram, Facebook oder WhatsApp
Nachrichtenvorschau	Gekürzte Vorschau der neuesten Nachricht
Zeitstempel	Uhrzeit der letzten Nachricht oder Datum, wenn sie älter ist
Ungelesen-Badge	Blauer Punkt oder Zähler für ungelesene Nachrichten

Gespräche sind nach neuester Interaktion sortiert. Die Liste verwendet endloses Scrollen.

Weitere Gespräche laden

Scrollen Sie in einer langen Liste weiter, um zusätzliche Gespräche zu laden. Aktive Filter bleiben auf die neu geladenen Zeilen angewendet.

Filter kombinieren

Alle Filtermechanismen arbeiten zusammen:

1. Kanal-Tab → bestimmte Plattform
2. Ordner → Gesprächsstatus
3. Ungelesen-Filter → nur neue Nachrichten
4. Tag-Filter → bestimmte Etiketten
5. Suche → Textabfrage

Beispiel: WhatsApp → Offen → Ungelesen → Tag Prioritario — zeigt nur offene WhatsApp-Gespräche mit ungelesenen Nachrichten, die als Priorität markiert sind.

Best Practices

1. Bearbeiten Sie den Offen-Ordner regelmäßig — Prüfen Sie offene Gespräche mindestens einmal täglich und markieren Sie erledigte Gespräche als Gelöst.
2. Nutzen Sie Tags strategisch — Erstellen Sie ein einfaches Tag-System, etwa Priorität, Nachverfolgung und VIP, und verwenden Sie es einheitlich.
3. Verschieben Sie Spam schnell — Verschieben Sie irrelevante Gespräche in Spam, damit echte Kundenkontakte nicht untergehen.
4. Archivieren Sie erledigte Interaktionen — Archivieren Sie gelöste Gespräche, die nicht mehr im Ordner Gelöst benötigt werden.
5. Überprüfen Sie den Gelöst-Ordner regelmäßig — Stellen Sie sicher, dass kein Gespräch zu früh als gelöst markiert wurde.

Was als Nächstes zu tun ist

• Gesprächstools — Siehe Eine Konversation öffnen und verwalten
• Kunden organisieren — Siehe Kundenprofile, Labels und Notizen
• KI/Manuell-Umschaltung — Siehe Zwischen KI und manueller Steuerung wechseln