Gérer les boîtes de réception et filtres du CRM
Maîtrisez la boîte de réception du CRM Interlinked AI — utilisez les onglets de canaux, les vues par dossier, la recherche, les filtres de non-lus et le filtrage par étiquettes.
Onglets de canaux
En haut du CRM, une barre d’onglets vous permet de filtrer les conversations par plateforme de messagerie :
| Onglet | Ce qu’il affiche | Icône |
|---|---|---|
| Tous | Toutes les conversations de tous les canaux connectés | Icône grille |
| Uniquement les conversations de messages directs Instagram | Icône Instagram (rose) | |
| Uniquement les conversations Facebook Messenger | Icône Facebook (bleu) | |
| Uniquement les conversations WhatsApp | Icône WhatsApp (vert) |
Le changement d’onglet filtre immédiatement la liste de conversations en dessous. L’onglet sélectionné est visuellement mis en évidence pour que vous sachiez toujours quel canal vous consultez.
Conseil
Utilisez les onglets de canaux lorsque vous souhaitez vous concentrer sur une plateforme spécifique — par exemple, passer en revue toutes les conversations WhatsApp avant de lancer une campagne marketing, ou vérifier les conversations Instagram après une promotion sur les réseaux sociaux.
Capture : Onglets de canaux du CRM montrant Tous, Instagram, Facebook et WhatsApp avec l'onglet Tous sélectionné
Dossiers de boîte de réception
Sous les onglets de canaux, la liste de conversations est organisée en dossiers qui reflètent l’état actuel de la conversation :
Ouverte
Le dossier Ouverte contient les conversations actives qui peuvent encore nécessiter attention. Cela inclut :
- Les nouvelles conversations qui viennent d’arriver
- Les conversations où l’IA répond activement
- Les conversations où vous avez pris le contrôle manuel et échangez activement
C’est votre boîte de réception de travail principale — le dossier que vous consultez le plus fréquemment.
Résolue
Le dossier Résolue contient les conversations qui ont été marquées comme résolues. Lorsque vous cliquez sur le bouton ✓ (coche) sur une conversation, elle passe de Ouverte à Résolue.
Les conversations résolues ne sont pas supprimées — elles sont simplement déplacées hors de votre boîte de réception active pour que vous puissiez vous concentrer sur les conversations qui nécessitent attention.
Vous pouvez rouvrir une conversation résolue à tout moment en cliquant sur le bouton de réouverture (↩) dans la vue du chat, qui la redéplace vers le dossier Ouverte.
Spam
Le dossier Spam sépare les conversations indésirables ou non pertinentes de vos interactions clients légitimes. Les conversations déplacées vers Spam sont masquées de votre boîte Ouverte.
Archivée
Le dossier Archivée stocke les conversations pour l’archivage à long terme. Les conversations archivées sont retirées de la boîte de réception active mais restent accessibles pour référence.
Remarque
Lorsqu'un client envoie un nouveau message à une conversation qui se trouve dans Résolue, Spam ou Archivée, la conversation revient automatiquement dans le dossier Ouverte pour que vous ne manquiez aucune nouvelle activité.
Recherche
La barre de recherche en haut de la liste de conversations vous permet de trouver des conversations rapidement en tapant un nom de client ou un mot-clé d’un message. Les résultats de recherche se mettent à jour au fur et à mesure que vous tapez, avec un bref délai pour éviter les filtrages excessifs.
Conseils de recherche
- Recherche par nom de client — Tapez le nom du client pour trouver sa conversation.
- Recherche par contenu — Tapez un mot-clé d’un message pour trouver les conversations qui le contiennent.
- Effacer la recherche — Supprimez le texte de recherche pour revenir à la liste complète des conversations.
La recherche fonctionne dans l’onglet de canal et le dossier actuellement sélectionnés. Si vous êtes sur l’onglet WhatsApp dans le dossier Ouverte, les résultats n’incluent que les conversations WhatsApp ouvertes.
Filtrer par non lus
Le badge de filtre Non lu apparaît sous la barre de recherche. Cliquez dessus pour basculer entre :
- Actif (mis en évidence) — Affiche uniquement les conversations avec des messages non lus.
- Inactif (estompé) — Affiche toutes les conversations quel que soit le statut de lecture.
C’est particulièrement utile lorsque vous revenez au CRM après une absence et souhaitez voir quelles conversations ont de nouveaux messages.
Filtrer par tags
Les tags (étiquettes) offrent un moyen puissant de catégoriser et filtrer les conversations. Le CRM affiche vos tags les plus utilisés comme badges de filtrage rapide à côté du filtre Non lu.
Comment fonctionne le filtrage par tags
- Cliquez sur un badge de tag pour filtrer les conversations à celles portant cette étiquette.
- Cliquez sur plusieurs tags pour filtrer par plusieurs étiquettes simultanément.
- Cliquez à nouveau sur un tag actif pour le retirer du filtre.
Plus de tags
Si votre workspace possède plus de deux tags, un bouton + apparaît qui ouvre une liste déroulante avec tous les tags disponibles. Vous pouvez rechercher un tag spécifique et l’activer ou le désactiver.
Le badge sur le bouton + affiche combien de filtres de tags supplémentaires sont actifs au-delà des deux affichés dans la zone d’accès rapide.
Capture : Zone de filtres du CRM montrant le badge Non lu, deux badges de tags et le bouton + pour les tags supplémentaires
Comprendre la liste de conversations
Chaque conversation dans la liste affiche :
| Élément | Description |
|---|---|
| Avatar | Photo de profil du client (ou initiales si aucune photo n’est disponible) |
| Nom | Nom du client tel que fourni par la plateforme de messagerie |
| Icône de plateforme | Petite icône indiquant le canal (Instagram, Facebook ou WhatsApp) |
| Aperçu du dernier message | Aperçu tronqué du message le plus récent de la conversation |
| Horodatage | Heure du dernier message (heure du jour, ou date si plus ancien) |
| Badge non lu | Point bleu ou compteur indiquant les messages non lus |
Les conversations sont triées par interaction la plus récente — la conversation avec le message le plus récent apparaît en haut.
Charger plus de conversations
La liste de conversations utilise le défilement infini. Au fur et à mesure que vous faites défiler vers le bas, plus de conversations sont automatiquement chargées. Un indicateur de chargement apparaît en bas pendant le chargement des nouvelles conversations.
Combiner les filtres
Tous les mécanismes de filtrage fonctionnent ensemble :
- Onglet de canal restreint à une plateforme spécifique (ou Tous)
- Dossier restreint à un état de conversation (Ouverte, Résolue, Spam, Archivée)
- Filtre non lus restreint aux conversations avec de nouveaux messages
- Filtres de tags restreint aux conversations avec des étiquettes spécifiques
- Recherche restreint aux conversations correspondant à une requête texte
Par exemple, vous pourriez consulter : WhatsApp → Ouverte → Non lu → tag Prioritario — cela affiche uniquement les conversations WhatsApp ouvertes avec des messages non lus qui ont été marquées comme prioritaires.
Bonnes pratiques de gestion de la boîte de réception
- Traitez la boîte Ouverte régulièrement — Vérifiez les conversations ouvertes au moins une fois par jour. Marquez les conversations résolues comme Résolue pour garder la boîte de réception propre.
- Utilisez les tags stratégiquement — Créez un système de tags simple (ex. : Priorité, Suivi, VIP) et appliquez les tags de manière cohérente pour filtrer efficacement.
- Déplacez le spam rapidement — Déplacez les conversations non pertinentes vers Spam pour qu’elles ne distraient pas des interactions clients réelles.
- Archivez les interactions terminées — Une fois qu’une conversation résolue a été entièrement traitée et n’a plus besoin de rester dans le dossier Résolue, archivez-la.
- Revoyez le dossier Résolue périodiquement — Vérifiez occasionnellement les conversations résolues pour vous assurer que rien n’a été marqué comme résolu prématurément.
Que faire ensuite
- Découvrir les outils de conversation — Consultez Ouvrir et gérer une conversation
- Organiser les clients — Consultez Profils clients, étiquettes et notes
- Maîtriser la bascule IA/Manuel — Consultez Basculer entre IA et contrôle manuel
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Sur cette page
- Onglets de canaux
- Dossiers de boîte de réception
- Ouverte
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- Conseils de recherche
- Filtrer par non lus
- Filtrer par tags
- Comment fonctionne le filtrage par tags
- Plus de tags
- Comprendre la liste de conversations
- Charger plus de conversations
- Combiner les filtres
- Bonnes pratiques de gestion de la boîte de réception
- Que faire ensuite