Teamzusammenarbeit und CRM-Benutzer

So funktioniert die Teamzusammenarbeit

Das Interlinked CRM ist ein gemeinsamer Workspace, in dem berechtigte Teammitglieder Kundengespräche gemeinsam ansehen und verwalten können. Je nach Rolle können sie mit Leads arbeiten, die manuelle Kontrolle übernehmen, Labels und Notizen hinzufügen und die Nachverfolgung im selben operativen Kontext koordinieren.

Unter Workspace-Personen und Einladungen verwalten finden Sie Informationen zu Einladungen, Rollen, reservierten Sitzen und dem Entfernen von Zugriff. Dieser Artikel beschreibt die Zusammenarbeit, nachdem Personen Zugriff erhalten haben.

Einen gemeinsamen Posteingang bewusst verwenden

Da das CRM gemeinsam genutzt wird, können zwei Personen dieselbe Konversation sehen. Vereinbaren Sie vor dem Antworten eine einfache Zuständigkeitsregel:

• Weisen Sie die Nachverfolgung einem Kollegen zu, wenn das Produkt eine Zuweisung anbietet.
• Verwenden Sie ein Label für Warteschlange, Dringlichkeit oder zuständige Person.
• Fügen Sie eine interne Notiz mit Kundenkontext und nächster Aktion hinzu.
• Prüfen Sie die neuesten Nachrichten, bevor Sie manuell antworten.

So bleibt die Zuständigkeit sichtbar, ohne Gespräche vor dem restlichen Team zu verbergen. Ausführliche Steuerungsmöglichkeiten finden Sie unter CRM-Posteingänge und Filter verwalten und Kundenprofile, Labels und Notizen.

KI- und manuelle Steuerung koordinieren

Wenn ein Kollege persönlich antworten muss, verwenden Sie die manuelle Steuerung der Konversation wie unter Zwischen KI und manueller Steuerung wechseln beschrieben.

Wenn ein Teammitglied auf Instagram, Facebook Messenger oder WhatsApp manuell antwortet, pausiert die KI diese Konversation 15 Minuten lang. Dadurch wird der Workspace-Agent nicht deaktiviert und seine Konfiguration nicht gelöscht. Nutzen Sie die Pause, um die menschliche Antwort abzuschließen und die nächste Aufgabe für den folgenden Kollegen zu notieren.

Eine klare Übergabe erstellen

1. Lesen Sie die neuesten Kundennachrichten und den aktuellen KI-Kontext.
2. Fügen Sie eine interne Notiz hinzu: Was wurde zugesagt, was ist offen und wer handelt als Nächstes?
3. Fügen Sie ein Label oder eine Zuweisung hinzu, über die der nächste Verantwortliche leicht zu finden ist.
4. Antworten Sie erst, nachdem Sie den aktuellen Stand bestätigt haben.
5. Entfernen oder aktualisieren Sie temporäre Labels nach Abschluss der Übergabe.

Schreiben Sie Notizen so, dass ein anderer Kollege ohne Rückfragen fortfahren kann. Legen Sie keine Passwörter, Zugriffstoken oder anderen Geheimnisse in CRM-Notizen ab.

Rollen werden getrennt von der CRM-Arbeit verwaltet

Die Seite People ist die maßgebliche Quelle für den Workspace-Zugriff. Im Allgemeinen gilt:

• Inhaber haben vollständige Kontrolle über den Workspace.
• Administratoren können Workspace-Konfiguration und Personen verwalten.
• Agenten arbeiten mit Leads, Konversationen und Vorgängen.
• Betrachter können erlaubte Informationen sehen, ohne Zugriffe zu verwalten.

Welche Aktionen verfügbar sind, hängt von der aktuellen Rolle und dem Workspace-Status ab. Wenn eine CRM-Aktion fehlt, folgen Sie dem Berechtigungshinweis im Panel oder wenden Sie sich an einen Inhaber oder Administrator. Teilen Sie die Anmeldung eines Kontos nicht mit dem gesamten Team.

Wenn ein Kollege das Team verlässt

Entfernen Sie den Zugriff in People, sobald der Workspace nicht mehr benötigt wird. Durch das Entfernen wird der Sitz frei, aber CRM-Leads, die dieser Person zugewiesen waren, werden nicht zugewiesen. Prüfen Sie das CRM und weisen Sie die Leads erneut zu, damit die Kundenbetreuung nicht unterbrochen wird.

Für Sitzlimits und die aktuelle Verfügbarkeit zusätzlicher Sitze prüfen Sie People und Billing. Die angezeigten Workspace-Werte sind verlässlicher als eine feste Plantabelle. Den Abonnementkontext finden Sie unter Pläne und Preise.

Was als Nächstes zu tun ist

• Zugriff verwalten: Workspace-Personen und Einladungen verwalten.
• Kundenkontext prüfen: Eine Konversation öffnen und verwalten.
• KI-Übergaben bearbeiten: Zwischen KI und manueller Steuerung wechseln.
• Service-Follow-up bearbeiten: Service Requests verwalten.