Kalender – wichtige Notizen und Verhaltensweisen

Verfügbarkeit und Anzeige

– Der Kalender ist nur verfügbar für unterstützte Service-Workflows: Qualify & Schedule, Qualify, Pay & Schedule, Free Appointment und Paid Appointment.

• Der Kalender wird für Qualify & Transfer oder Handoff to Human nicht verwendet. Diese Arbeitsabläufe beinhalten keine Terminvereinbarung. – Das Kalendersymbol erscheint nur in der Panel-Seitenleiste, wenn ein kalenderbasierter Workflow ausgewählt ist.

Ansichten und Anzeigemodi

• Der Kalender unterstützt die Ansichten Monat, Woche und Tag. Sie können jederzeit zwischen ihnen wechseln.
• Der Kalender bietet zwei Anzeigemodi: Geschäftszeiten (zeigt nur Ihre konfigurierten Arbeitszeiten) und Ganzer Tag (zeigt den gesamten 24-Stunden-Tag).
• Im Geschäftszeitenmodus werden Termine, die außerhalb Ihrer konfigurierten Zeiten geplant sind, aus der Ansicht ausgeblendet – sie sind weiterhin vorhanden, werden aber nicht angezeigt. – Im Ganztagsmodus werden private Google Calendar-Ereignisse als Beschäftigt angezeigt, ohne dass Details angezeigt werden.

Automatische Aktualisierung

• Der Kalender aktualisiert sich automatisch alle 60 Sekunden. Neue Termine erscheinen automatisch innerhalb einer Minute nach der Buchung.
• Wenn Sie Aktualisierungen sofort sehen möchten, steht eine Schaltfläche zum manuellen Aktualisieren zur Verfügung.

Ausnahmen und bestehende Termine

• Buchungsausnahmen können bereits gebuchte Termine stornieren, wenn diese Termine in eine neu blockierte Zeit fallen.
• Wenn aufgrund einer Ausnahme ein bestehender Termin abgesagt wird, erhält der betroffene Kunde eine Stornierungs-E-Mail.
• Wenn der Ausnahme ein Grund hinzugefügt wurde, ist dieser Grund in der an den Kunden gesendeten Stornierungs-E-Mail enthalten.
• Überprüfen Sie immer, ob Termine vorhanden sind, bevor Sie Ausnahmen für Termine erstellen, für die bereits Buchungen vorliegen.

Farbindikatoren

• Ein vollständig gesperrter Tag (Ganztagsausnahme) wird im Kalender rot angezeigt.
• Ein teilweise blockierter Tag (Zeitbereichsausnahme) wird im Kalender gelb angezeigt.
• Diese Farben werden in den Monats-, Wochen- und Tagesansichten einheitlich angezeigt.
• Wenn Sie auf einen roten oder gelben Tag klicken, wird eine rechte Schublade mit weiteren Steuerelementen, Ausnahmedetails und der Option zum Bearbeiten oder Entfernen des Blocks geöffnet.

Verhalten der Tagesschublade

• In der Schublade für einen roten (vollständig blockierten) Tag können Sie die Blockierung entfernen oder in eine Teiltagesblockierung umwandeln.
• In der Schublade für einen gelben (teilweise gesperrten) Tag können Sie den ganzen Tag sperren oder die Überschreibungsstunden bearbeiten. Außerdem werden die effektiven Stunden angezeigt – die verbleibende verfügbare Zeit nach Anwendung der Sperre.

Geschäftszeiten

• Die Geschäftszeiten definieren Ihren regulären Wochenplan und können sowohl über den Kalenderbildschirm (Zahnradsymbol) als auch über den Einrichtungsassistenten (Schritt „Kalenderverfügbarkeit“) konfiguriert werden.
• Jeder Wochentag kann unabhängig konfiguriert werden – ein-/ausgeschaltet, einzelner Zeitbereich oder mehrere Zeitbereiche.
• Geschäftszeiten und Ausnahmen sind getrennte Systeme, die zusammenarbeiten. Die Geschäftszeiten legen den Wochenplan fest; Ausnahmen überschreiben bestimmte Daten.

Termine

• Wenn Sie auf einen geplanten Termin klicken, wird ein Detailfenster mit Kunden-E-Mail, Datum, Dauer, Notizen und Gesprächskontext geöffnet. – Das Modal enthält Schaltflächen zum Öffnen des Ereignisses in Google Calendar und zum Öffnen der Hauptkonversation in Interlinked CRM. – Das Klicken auf ein Beschäftigt-Ereignis führt zu nichts – dies ist das erwartete Verhalten, da private Google Calendar-Details nie offengelegt werden.

Datenschutz

• Private Google Calendar-Ereignisse werden unabhängig vom Anzeigemodus immer als Beschäftigt angezeigt.
• Anderen Interlinked-Benutzern werden niemals Veranstaltungstitel, persönliche Notizen, Teilnehmernamen oder andere private Informationen angezeigt.
• Dies ist eine Datenschutzfunktion, keine fehlenden Daten. Überprüfen Sie direkt Ihren Google Calendar, wenn Sie die Details eines Besetztereignisses sehen möchten.

Google Calendar-Verbindung

– Für alle kalenderbasierten Workflows ist eine Google Calendar-Verbindung erforderlich.

• Die Verbindung kann über den Setup-Assistenten (Kalenderverbindungsschritt) oder über Kanäle verbinden in AI Config verwaltet werden. – Durch das Trennen der Verbindung wird das Autorisierungstoken entfernt und der Interlinked-Zugriff widerrufen. Vorhandene Ereignisse auf Google Calendar werden nicht gelöscht.
• Durch erneutes Verbinden wird die Autorisierung aktualisiert und die volle Funktionalität wiederhergestellt.

KI-Buchungsverhalten

• Die KI versteht natürliche Sprachdaten wie „morgen“, „nächsten Montag“ oder „Weihnachten“.
• Die KI prüft Geschäftszeiten, Ausnahmen und vorhandene Google Calendar-Ereignisse, bevor sie Zeitfenster anbietet.
• In Workflows, die eine Zahlung erfordern, wird der Termin erst gebucht, bis der Zahlungsnachweis eingegangen ist. Das Zeitfenster bleibt bis zur Bestätigung der Zahlung für andere Kunden verfügbar.
• Die KI kann Servicefragen beantworten und Produkte besprechen während des Buchungsgesprächs – die Buchung beschränkt sich nicht auf die reine Terminauswahl.

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Ausführliche Erläuterungen zu den einzelnen oben genannten Themen:

• Kalenderübersicht
• Kalenderansichten und Navigation
• Geschäftszeiten vs. ganztägig
• Geschäftszeiteneinstellungen
• Übersicht über Buchungsausnahmen
• Ausnahmen erstellen und verwalten
• Gesperrte Tage und Kalenderfarben
• Termindetails
• Datenschutz und geschäftige Ereignisse
• So funktioniert die KI-Buchung
• Google Calendar-Verbindung