Übersicht über Buchungsausnahmen

Wofür gibt es Ausnahmen?

Ausnahmen bilden datumsbasierte Sperren, die Ihren KI-Agenten daran hindern, Termine zu bestimmten Zeiten zu buchen. Während Geschäftszeiten Ihren regulären Wochenplan definieren, können Sie diesen Zeitplan mit Ausnahmen für bestimmte Daten oder Muster außer Kraft setzen.

Verwenden Sie Ausnahmen, wenn Sie die Verfügbarkeit blockieren müssen für:

• Feiertage – Nationale Feiertage, religiöse Bräuche oder geschäftsspezifische Schließtage.
• Urlaub – Persönliche oder Team-Freizeit.
• Wartungstage – Büroschließungen, Renovierungen oder Gerätewartung.
• Wiederkehrende Verpflichtungen – Jährliche Veranstaltungen, wöchentliche Besprechungen oder sich wiederholende Verpflichtungen, die im Widerspruch zu Terminen stehen.
• Teiltagsblöcke – Schließungen nur am Vormittag, Trainingseinheiten am Nachmittag oder jedes Zeitfenster, das Sie innerhalb eines ansonsten offenen Tages schützen müssen.

Wenn eine Ausnahme aktiv ist, bietet die KI während der blockierten Zeit keine Terminslots mehr an. Kunden werden diese Slots bei Buchungsgesprächen nicht als Optionen angezeigt.

Zugriff auf Ausnahmen

Klicken Sie im Kalenderbildschirm auf die Schaltfläche Ausnahmen in der Symbolleiste, um die Ausnahmeverwaltungsseite zu öffnen:

https://panel.interlinked-ai.com/en/calendar/exceptions

Auf dieser Seite können Sie alle Ihre Buchungsausnahmen anzeigen, erstellen, bearbeiten, filtern und löschen.

Arten von Ausnahmen

Interlinked unterstützt drei Arten von Buchungsausnahmen, die jeweils für unterschiedliche Planungsanforderungen konzipiert sind:

Eintägige Ausnahmen

Eine Einzeltagesausnahme blockiert ein bestimmtes Datum. Verwenden Sie dies für:

• Ein einmaliger Urlaub oder eine einmalige Schließung
• Einen einzigen Tag, an dem Sie wissen, dass Sie nicht erreichbar sein werden
• Ein bestimmtes Datum mit einem Terminkonflikt

Beispiel: Blockieren Sie den 24. Oktober 2026 wegen eines Teamrückzugs.

Ausnahmen für Datumsbereiche

Eine Datumsbereichsausnahme blockiert mehrere aufeinanderfolgende Tage. Verwenden Sie dies für:

• Urlaube, die sich über mehrere Tage erstrecken
• Mehrtägige Schließungen (Bürorenovierung, Reisen)
• Teilnahme an Konferenzen oder erweiterten Veranstaltungen

Beispiel: Blockieren Sie 24.–28. Oktober 2026 für eine Geschäftsreise.

Wiederkehrende Ausnahmen

Eine wiederkehrende Ausnahme blockiert ein sich wiederholendes Datumsmuster. Verwenden Sie dies für:

• Jahresabschlüsse (Firmenjubiläum, Jahresinventur)
• Monatlich wiederkehrende Verpflichtungen
• Jedes Datum, das sich in einem vorhersehbaren Zyklus wiederholt

Beispiel: Blockieren Sie jeden 10. Januar für eine jährliche Firmenschließung.

Ganztägige oder teiltägige Blockierung

Jeder Ausnahmetyp unterstützt zwei Blockierungsmodi:

Den ganzen Tag blockieren

Wenn Ganzen Tag blockieren aktiviert ist (dies ist die Standardeinstellung), wird der gesamte Tag blockiert. Am Sperrtermin können zu keinem Zeitpunkt Termine vereinbart werden.

Stunden überschreiben (Teiltagsblock)

Wenn Ganzen Tag blockieren deaktiviert ist, können Sie einen zu blockierenden Zeitraum angeben. Nur dieses bestimmte Fenster ist blockiert – der Rest des Tages bleibt verfügbar.

Beispiel: Sperrung 9:00 bis 11:00 Uhr am 24. Oktober 2026. Termine sind weiterhin ab 11:00 Uhr buchbar.

Bei Datumsbereichsausnahmen mit teilweiser Tagesblockierung wird jeden Tag innerhalb des Bereichs dasselbe Zeitfenster blockiert. Beispielsweise bedeutet die Sperrung von 9:00 bis 11:00 Uhr vom 24. bis 28. Oktober, dass jeder Tag in diesem Bereich denselben zweistündigen Block hat.

Auswirkung auf bestehende Termine

Ausnahmen können sich auf Termine auswirken, die vor der Erstellung der Ausnahme bereits gebucht waren.

Wenn Sie eine Ausnahme erstellen, die einen Zeitraum abdeckt, in dem bereits ein Termin vorhanden ist:

• Der betroffene Kunde erhält eine Stornierungs-E-Mail
• Wenn Sie beim Erstellen der Ausnahme einen Grund eingegeben haben, wird dieser Grund in die Stornierungs-E-Mail aufgenommen
• Der Termin wird aus der Sperrzeit entfernt

Wie Ausnahmen mit Geschäftszeiten interagieren

Ausnahmen und Geschäftszeiten wirken zusammen, um die endgültige Verfügbarkeit zu bestimmen:

1. Geschäftszeiten definieren das maximale wöchentliche Verfügbarkeitsfenster
2. Ausnahmen entfernen bestimmte Daten oder Zeiten aus diesem Fenster
3. Google Calendar-Ereignisse verringern die Verfügbarkeit im verbleibenden Zeitfenster weiter

Die Formel für die tatsächliche Verfügbarkeit lautet:

Verfügbare Slots = Geschäftszeiten − Ausnahmen − Bestehende Google Calendar-Veranstaltungen

Dies bedeutet, dass eine Ausnahme immer Vorrang vor den Geschäftszeiten hat. Selbst wenn in Ihren Geschäftszeiten angegeben ist, dass Sie geöffnet sind, wird die Zeit durch eine Ausnahme an diesem Datum blockiert.

Visuelle Indikatoren

Ausnahmen werden im Kalender durch Farbindikatoren angezeigt:

• Rot – Ein vollständig blockierter Tag (der gesamte Tag ist nicht verfügbar)
• Gelb – Ein teilweise blockierter Tag (einige Stunden sind blockiert, andere Stunden bleiben jedoch verfügbar)

Eine vollständige Anleitung zu visuellen Indikatoren und dem interaktiven Schubladenverhalten finden Sie unter Blockierte Tage und Kalenderfarben.

Was als nächstes zu tun ist

• Ausnahmen erstellen und verwalten – Erfahren Sie, wie Sie Ausnahmen hinzufügen, bearbeiten, filtern und löschen. Siehe Ausnahmen erstellen und verwalten.
• Visuelle Indikatoren verstehen – Erfahren Sie, was die roten und gelben Kalenderfarben bedeuten. Siehe Gesperrte Tage und Kalenderfarben.
• Konfigurieren Sie Ihren regulären Zeitplan – Gehen Sie zurück zu Geschäftszeiteneinstellungen, um Ihre wöchentliche Verfügbarkeit anzupassen.