Colaboração de equipe e usuários do CRM

Como funciona a colaboração de equipe

O CRM do Interlinked é um workspace compartilhado em que colegas autorizados podem visualizar e gerenciar conversas com clientes juntos. De acordo com sua função, cada pessoa pode trabalhar com leads, assumir o controle manual, adicionar rótulos e notas e coordenar o acompanhamento no mesmo contexto operacional.

Use Gerenciar pessoas e convites do workspace para convites, funções, assentos pendentes e remoção de acesso. Este artigo explica como trabalhar em equipe depois que as pessoas já têm acesso.

Use a caixa de entrada compartilhada de forma intencional

Como o CRM é compartilhado, duas pessoas podem ver a mesma conversa. Antes de começar a responder, combine uma regra simples de responsabilidade:

• atribua o acompanhamento a um colega quando o produto oferecer um controle de atribuição;
• use um rótulo para indicar fila, urgência ou responsável;
• adicione uma nota interna com o contexto do cliente e a próxima ação;
• confira as mensagens mais recentes antes de enviar uma resposta manual.

O objetivo é tornar a responsabilidade visível sem esconder conversas do restante da equipe. Consulte Gerenciar caixas de entrada e filtros do CRM e Perfis de clientes, rótulos e notas para conhecer os controles.

Coordene o controle da IA e o controle manual

Quando alguém precisar responder pessoalmente, use o controle manual da conversa conforme explicado em Alternar entre IA e controle manual.

Quando um membro da equipe enviar uma resposta manual no Instagram, Facebook Messenger ou WhatsApp, a IA ficará pausada por 15 minutos para aquela conversa. A pausa não desativa o agente do workspace nem apaga sua configuração. Use esse período para concluir a resposta humana e registrar o acompanhamento que o próximo colega deverá fazer.

Faça uma transferência clara

1. Leia as mensagens mais recentes do cliente e o contexto recente da IA.
2. Adicione uma nota interna com o que foi prometido, o que está pendente e quem deve agir em seguida.
3. Adicione um rótulo ou uma atribuição que facilite encontrar o próximo responsável.
4. Responda ao cliente somente depois de confirmar o estado atual.
5. Remova ou atualize rótulos temporários quando a transferência for concluída.

Escreva as notas para que outro colega possa continuar sem pedir que você reconstrua a conversa. Não coloque senhas, tokens de acesso ou outros segredos nas notas do CRM.

As funções são gerenciadas separadamente do trabalho no CRM

A página People é a fonte de verdade para o acesso ao workspace. Em geral:

• proprietários têm controle total do workspace;
• administradores podem gerenciar a configuração e as pessoas;
• agentes trabalham com leads, conversas e operações;
• visualizadores podem consultar as informações permitidas sem gerenciar o acesso.

Os controles exatos dependem da função atual e do estado do workspace. Se uma ação do CRM não estiver disponível, siga a mensagem de permissão do painel ou peça ajuda a um proprietário ou administrador. Não compartilhe o login de uma conta com toda a equipe.

Quando alguém deixa a equipe

Remova o acesso em People assim que a pessoa não precisar mais do workspace. A remoção libera o assento, mas os leads do CRM atribuídos a essa pessoa ficam sem responsável. Revise o CRM e atribua esses leads novamente para que o acompanhamento não pare.

Para limites de assentos e disponibilidade atual de assentos adicionais, confira People e Billing. Os valores exibidos no workspace são mais confiáveis do que uma tabela fixa de planos; consulte Planos e preços para o contexto da assinatura.

O que fazer a seguir

• Gerenciar acesso: Gerenciar pessoas e convites do workspace.
• Revisar o contexto do cliente: Abrir e gerenciar uma conversa.
• Lidar com transferências da IA: Alternar entre IA e controle manual.
• Acompanhar serviços: Gerenciar solicitações de serviço.