Aperçu des exceptions de réservation

À quoi servent les exceptions

Les exceptions sont les blocages basés sur la date qui empêchent votre agent AI de prendre des rendez-vous à des heures spécifiques. Bien que les heures ouvrables définissent votre horaire hebdomadaire habituel, les exceptions vous permettent de remplacer cet horaire pour des dates ou des modèles spécifiques.

Utilisez des exceptions lorsque vous devez bloquer la disponibilité pour :

• Jours fériés : jours fériés nationaux, célébrations religieuses ou jours de fermeture spécifiques à une entreprise.
• Vacances — Congés personnels ou d’équipe.
• Jours de maintenance — Fermetures de bureaux, rénovations ou entretien des équipements.
• Obligations récurrentes — Événements annuels, réunions hebdomadaires ou tout engagement répété entrant en conflit avec les rendez-vous.
• Blocs de journée partielle — Fermetures le matin uniquement, séances d’entraînement l’après-midi ou toute fenêtre horaire que vous devez protéger au cours d’une journée autrement ouverte.

Lorsqu’une exception est active, le AI cesse de proposer des créneaux de rendez-vous pendant la période bloquée. Les clients ne voient pas ces créneaux comme options lors des conversations de réservation.

Accéder aux exceptions

Depuis l’écran Calendrier, cliquez sur le bouton Exceptions dans la barre d’outils pour ouvrir la page de gestion des exceptions :

https://panel.interlinked-ai.com/en/calendar/exceptions

Cette page vous permet d’afficher, de créer, de modifier, de filtrer et de supprimer toutes vos exceptions de réservation.

Types d’exceptions

Interlinked prend en charge trois types d’exceptions de réservation, chacune conçue pour un besoin de planification différent :

Exceptions d’un seul jour

Une exception d’un seul jour bloque une date spécifique. Utilisez-le pour :

• Un congé ou une fermeture ponctuelle
• Un seul jour, tu sais que tu ne seras pas disponible
• Une date précise avec un conflit d’horaire

Exemple : Bloquer le 24 octobre 2026 en raison d’un retrait d’équipe.

### Exceptions concernant la plage de dates

Une exception de plage de dates bloque plusieurs jours consécutifs. Utilisez-le pour :

• Des vacances de plusieurs jours
• Fermetures sur plusieurs jours (rénovation de bureaux, déplacements)
• Participation à des conférences ou à des événements prolongés

Exemple : Bloquez le 24-28 octobre 2026 pour un voyage d’affaires.

Exceptions récurrentes

Une exception récurrente bloque un modèle de date répétitif. Utilisez-le pour :

• Fermetures annuelles (anniversaire d’entreprise, inventaire annuel)
• Engagements récurrents mensuels
• Toute date qui se répète selon un cycle prévisible

Exemple : Bloquez chaque 10 janvier pour une fermeture annuelle d’entreprise.

Blocage d’une journée complète ou d’une journée partielle

Chaque type d’exception prend en charge deux modes de blocage :

Bloquer toute la journée

Lorsque Bloquer la journée entière est activé (c’est la valeur par défaut), la journée entière est bloquée. Aucun rendez-vous ne peut être programmé à aucun moment à la date bloquée.

Remplacer les heures (blocage d’une journée partielle)

Lorsque Bloquer une journée entière est désactivé, vous pouvez spécifier une plage horaire à bloquer. Seule cette fenêtre spécifique est bloquée : le reste de la journée reste disponible.

Exemple : Bloquer 9 h 00 à 11 h 00 le 24 octobre 2026. Les rendez-vous peuvent toujours être pris à partir de 11h00.

Pour les exceptions de plage de dates avec blocage d’une journée partielle, la même fenêtre horaire est bloquée chaque jour dans la plage. Par exemple, le blocage de 9h00 à 11h00 du 24 au 28 octobre signifie que chaque jour dans cette plage a le même bloc de deux heures.

Effet sur les rendez-vous existants

Les exceptions peuvent affecter les rendez-vous qui étaient déjà réservés avant la création de l’exception.

Si vous créez une exception qui couvre une période pendant laquelle un rendez-vous existe déjà :

• Le client concerné reçoit un e-mail d’annulation
• Si vous avez saisi un raison lors de la création de l’exception, cette raison est incluse dans l’e-mail d’annulation.
• Le rendez-vous est supprimé de l’heure bloquée

Comment les exceptions interagissent avec les heures de bureau

Les exceptions et les heures d’ouverture fonctionnent ensemble pour déterminer la disponibilité finale :

1. Les heures ouvrables définissent la fenêtre de disponibilité hebdomadaire maximale
2. Exceptions suppriment des dates ou des heures spécifiques de cette fenêtre
3. Les événements Google Calendar réduisent encore davantage la disponibilité dans la fenêtre restante

La formule de disponibilité réelle est la suivante :

Créneaux disponibles = Heures d’ouverture − Exceptions − Événements Google Calendar existants

Cela signifie qu’une exception a toujours la priorité sur les heures de bureau. Même si vos heures d’ouverture indiquent que vous êtes ouvert, une exception à cette date bloquera l’heure.

Indicateurs visuels

Les exceptions sont reflétées sur le calendrier avec des indicateurs de couleur :

• Rouge — Une journée entièrement bloquée (la journée entière n’est pas disponible)
• Jaune — Une journée partiellement bloquée (certaines heures sont bloquées, mais d’autres heures restent disponibles)

Voir Jours bloqués et couleurs du calendrier pour un guide complet des indicateurs visuels et du comportement du tiroir interactif.

Que faire ensuite

• Créer et gérer des exceptions : découvrez comment ajouter, modifier, filtrer et supprimer des exceptions. Voir Créer et gérer des exceptions.
• Comprendre les indicateurs visuels — Découvrez ce que signifient les couleurs rouge et jaune du calendrier. Voir Jours bloqués et couleurs du calendrier.
• Configurez votre horaire régulier — Revenez à Paramètres des heures de travail pour ajuster votre disponibilité hebdomadaire.